Szanowni Państwo,
Sposób w jaki rozliczane są koszty związane z samochodem osobowym w firmie uzależniony jest od sposobu jego użytkowania. W zależności od tego rozliczenie kosztów paliwa może się różnić pod względem podatku dochodowego oraz VAT. Jak zatem poprawnie rozliczać wydatki na paliwo w kosztach firmowych?

Odliczenie VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego

W sytuacji gdy przedsiębiorca użytkuje w działalności samochód osobowy, musi zwrócić uwagę na przepisy dotyczące zasad odliczenia podatku VAT od jego nabycia oraz wydatków eksploatacyjnych.

Odliczenie 100% VAT

Przedsiębiorca który jest czynnym podatnikiem VAT może odliczyć 100% VAT od nabycia samochodu osobowego, a także wydatków związanych z jego użytkowaniem, jeżeli samochód będzie użytkowany jedynie do realizacji zadań firmowych. Ten fakt musi być odpowiednio potwierdzony zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Przedsiębiorca w takiej sytuacji musi:

głosić użytek samochodu osobowego w urzędzie skarbowym na druku VAT-26

prowadzić kilometrówkę dla celów podatku VAT

wprowadzić regulamin użytkowania samochodu w firmie

Odliczenie 50%  VAT

W sytuacji gdy przedsiębiorca przewiduje użytkowanie auta również w celach prywatnych, wówczas powinien zdecydować się na 50% odliczenie VAT. Tego sposobu odliczenia przedsiębiorca nie musi w żaden sposób zgłaszać w urzędzie oraz nie musi prowadzić żadnych dodatkowych ewidencji. W takiej sytuacji podatnik może odliczyć 50% VAT, natomiast do kosztów zakwalifikować 75% wartości netto z faktury powiększonej o 50% nieodliczonego podatku VAT.

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego zakwalifikowanego jako środek trwały

Jeżeli samochód osobowy:

jest kompletny i zdatny do użytku
przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok
stanowi własność lub współwłasność podatnika
będzie użytkowany na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu
wartość początkowa przekracza 10.000 zł

musi zostać zakwalifikowany jako środek trwały firmy, poprzez wprowadzenie go do kartoteki środków trwałych i amortyzując go w czasie. Rozliczenie kosztów paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowego wykorzystywanego prywatnie jak i służbowo podlega wówczas ujęciu w kolumnie 13 KPiR w 75% ich wartości. Żeby móc odliczać 100% kosztów od wydatków związanych z samochodem który jest środkiem trwałym w firmie przedsiębiorca musi wykluczyć użytek prywatny samochodu oraz prowadzić szczegółową ewidencje pojazdu dla podatku VAT oraz osobną dla podatku dochodowego.

Rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu w działalności gospodarczej

Nowelizacja ustawy o PIT zniosła z podatników wykorzystujących w działalności gospodarczej prywatny samochód osobowy konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego.  Rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy jest możliwe w wysokości 20% wartości wydatku, bez względu na ilość przejechanych kilometrów w ramach działalności.

Leasing – rozliczenie kosztów paliwa

W przypadku samochodów osobowych branych przez przedsiębiorców w leasing, rozliczenie kosztów paliwa następuje w kosztach uzyskania przychodów w 75% ich wartości w przypadku gdy pojazd użytkowany jest zarówno na potrzeby firmy jak i do celów prywatnych.
W przypadku pojazdu firmowego istnieje możliwość ujęcia w kosztach 100% wartości wydatku eksploatacyjnego, jeżeli użytkowanie danego samochodu występuje jedynie na potrzeby prowadzonej działalność gospodarczej. Czynni podatnicy VAT zobowiązani są tutaj do prowadzenia kilometrówki dla celów VAT oraz zgłoszenia danego pojazdu w urzędzie na druku VAT-26.

Źródło: www.bizin.pl