Kwestia anulowania faktury nie została wprost uregulowana w ustawie o VAT. Mimo to w praktyce gospodarczej zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorcy rozważają unieważnienie wcześniej wystawionego dokumentu.
Anulowanie faktury a przepisy ustawy o VAT
Faktura stanowi podstawowy dokument potwierdzający dokonanie czynności opodatkowanej VAT. Zgodnie z przepisami, jej wystawienie oznacza zarówno sporządzenie dokumentu zgodnie z wymogami formalnymi, jak i przekazanie go nabywcy. Właśnie ten moment decyduje o wprowadzeniu faktury do obrotu prawnego.
Jeżeli po wystawieniu faktury pojawią się błędy lub zmienią się okoliczności transakcji, właściwym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej. Dotyczy to m.in. sytuacji takich jak:
- zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty VAT,
- zwrot towaru lub opakowania,
- zwrot całości lub części zapłaty,
- wykrycie pomyłek w treści dokumentu.
Faktura korygująca służy doprowadzeniu danych do zgodności ze stanem faktycznym i jest obecnie podstawowym narzędziem poprawy błędów.
Korekta zamiast noty korygującej
Od 1 lutego 2026 roku, wraz z obowiązkowym wdrożeniem KSeF, zlikwidowano możliwość stosowania not korygujących. Oznacza to, że nabywca nie może już samodzielnie poprawiać danych na fakturze. Jedyną dopuszczalną formą korekty jest dokument wystawiony przez sprzedawcę.
Kiedy możliwe jest anulowanie faktury?
Anulowanie faktury może mieć zastosowanie wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach – przede wszystkim wtedy, gdy dokument nie odzwierciedla rzeczywistej transakcji, np. został wystawiony omyłkowo, a sprzedaż w ogóle nie doszła do skutku.
W praktyce przyjmuje się, że anulowanie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
- faktura nie została przekazana kontrahentowi,
- nie została wprowadzona do obrotu prawnego,
- dokumentuje czynność, która faktycznie nie miała miejsca.
W przeciwnym razie konieczne jest zastosowanie korekty.
Warto również pamiętać, że wystawienie tzw. pustej faktury (bez rzeczywistej transakcji) może skutkować obowiązkiem zapłaty wykazanego na niej podatku VAT.
Anulowanie faktury w KSeF – co się zmieniło?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur całkowicie zmienia podejście do momentu wystawienia faktury. Zgodnie z przepisami, faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną już w chwili przesłania jej do systemu KSeF. Nadanie jej numeru identyfikacyjnego oznacza jednocześnie wprowadzenie dokumentu do obrotu prawnego.
To kluczowa zmiana, ponieważ:
- faktura wysłana do KSeF automatycznie trafia do obrotu prawnego
- nie ma możliwości jej „zatrzymania” ani wycofania
- anulowanie faktury w KSeF nie jest możliwe
W efekcie jedynym sposobem poprawy takiej faktury pozostaje wystawienie faktury korygującej (często tzw. korekty „do zera”).
Podsumowanie
Anulowanie faktury to rozwiązanie wyjątkowe i możliwe tylko wtedy, gdy dokument nie został wprowadzony do obrotu prawnego. W realiach KSeF taki warunek nie jest spełniony, ponieważ każda e-faktura uznawana jest za wystawioną już w momencie jej przesłania do systemu.
Dlatego w praktyce anulowanie faktury w KSeF nie jest możliwe, a jedyną formą poprawy błędów jest faktura korygująca
Dobrą praktyką jest dokładna weryfikacja danych przed wysłaniem dokumentu do systemu, ponieważ późniejsze zmiany mogą być możliwe wyłącznie poprzez korektę.
Źródło: www.bizin.pl