Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą pomniejszyć osiągnięte przychody o wydatki spełniające warunki uznania ich za koszty uzyskania przychodów. Jednym z najczęściej ponoszonych kosztów jest zakup paliwa wykorzystywanego podczas wykonywania czynności związanych z prowadzoną działalnością. Jak rozliczyć koszty paliwa w działalności nierejestrowanej i jakie dokumenty warto gromadzić?
Jak opodatkowane są przychody z działalności nierejestrowanej?
Zgodnie z art. 20 ust. 1ba ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody osiągane z działalności nierejestrowanej zaliczane są do przychodów z innych źródeł. Oznacza to, że nie są one traktowane jako przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, mimo że wynikają z wykonywania określonych czynności zarobkowych.
Podstawę prawną działalności nierejestrowanej stanowi art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców. Zgodnie z tym przepisem działalnością gospodarczą nie jest aktywność wykonywana przez osobę fizyczną, jeżeli przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym kwartale 225% minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz osoba ta nie prowadziła działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.
Jeżeli jednak limit przychodów zostanie przekroczony w danym kwartale, od dnia przekroczenia działalność nierejestrowana automatycznie staje się działalnością gospodarczą i od tego momentu przedsiębiorca powinien dopełnić obowiązków związanych z jej rejestracją.
Czy koszty paliwa w działalności nierejestrowanej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Przepisy ustawy o PIT nie przewidują odrębnych zasad dotyczących kosztów uzyskania przychodów w działalności nierejestrowanej. W praktyce oznacza to, że zastosowanie mają ogólne regulacje zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
Przepis ten wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, o ile nie zostały wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych określonym w art. 23 ustawy.
Nie istnieje zamknięta lista wydatków, które mogą stanowić koszt podatkowy. Każdy wydatek należy oceniać indywidualnie, analizując jego związek z uzyskiwanymi przychodami. Jeżeli zakup paliwa jest niezbędny do wykonywania działalności nierejestrowanej i pozostaje w związku z osiąganymi przychodami, może zostać uwzględniony przy rozliczeniu podatku.
Czy obowiązuje limit 20% kosztów paliwa?
W przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą przepisy przewidują ograniczenia dotyczące rozliczania wydatków związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu wykorzystywanego również na potrzeby firmy. Wynikają one z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.
Regulacja ta odnosi się jednak wyłącznie do podatników prowadzących działalność gospodarczą. Nie obejmuje natomiast osób wykonujących działalność nierejestrowaną.
Potwierdził to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 31 lipca 2023 roku (nr 0114-KDIP3-2.4011.524.2023.2.MT). Organ wskazał, że ograniczenia wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 46, 46a oraz 47 ustawy o PIT nie mają zastosowania do działalności nierejestrowanej.
W konsekwencji podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z eksploatacją samochodu, w tym zakup paliwa oraz ubezpieczenie pojazdu, w takiej części, w jakiej samochód jest faktycznie wykorzystywany do prowadzenia działalności nierejestrowanej. Warunkiem pozostaje istnienie związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiąganym przychodem.
Jak udokumentować koszty paliwa w działalności nierejestrowanej?
Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną powinna pamiętać, że to na niej spoczywa obowiązek wykazania, iż poniesiony wydatek stanowi koszt uzyskania przychodów. Nie wystarczy samo potwierdzenie zakupu – konieczne jest również udowodnienie związku wydatku z prowadzoną działalnością.
Podatnicy prowadzący działalność nierejestrowaną nie mają obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów ani ksiąg rachunkowych. W efekcie nie stosują zasad dokumentowania wydatków wynikających z przepisów dotyczących prowadzenia KPiR.
W tym przypadku zastosowanie mają ogólne przepisy Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 180 § 1 jako dowód może zostać wykorzystane wszystko, co przyczynia się do wyjaśnienia sprawy i nie jest sprzeczne z obowiązującym prawem.
Art. 181 Ordynacji podatkowej wskazuje jedynie przykładowe środki dowodowe, co oznacza, że katalog dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku pozostaje otwarty. W praktyce warto przechowywać wszelkie dokumenty potwierdzające zakup paliwa oraz jego związek z prowadzoną działalnością.
Dowodem może być między innymi paragon fiskalny wraz z potwierdzeniem płatności kartą, faktura, potwierdzenie przelewu lub inna dokumentacja potwierdzająca zarówno poniesienie wydatku, jak i jego związek z wykonywaną działalnością.
Podsumowanie
Koszty paliwa w działalności nierejestrowanej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu ich źródła. W przeciwieństwie do przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą osoby wykonujące działalność nierejestrowaną nie są objęte ograniczeniami dotyczącymi rozliczania wydatków na prywatny samochód. Należy jednak pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu poniesionych kosztów, ponieważ w razie kontroli podatnik powinien być w stanie wykazać zarówno fakt poniesienia wydatku, jak i jego związek z prowadzoną działalnością.
Źródło: www.bizin.pl