Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na krótkoterminowy wynajem samochodu jako wygodne i elastyczne rozwiązanie dla swojej działalności. Bogata oferta firm krajowych i zagranicznych sprawia, że jest to opcja, którą warto rozważyć. Wraz z wyborem tej formy użytkowania pojazdu pojawiają się jednak określone obowiązki podatkowe.
Czym jest umowa krótkoterminowego najmu samochodu?
Zgodnie z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego, umowa najmu polega na tym, że wynajmujący udostępnia najemcy daną rzecz do korzystania przez określony lub nieokreślony czas, a najemca zobowiązuje się do uiszczania ustalonego czynszu. Jeśli czas trwania umowy został oznaczony, jej wypowiedzenie jest możliwe tylko w przypadkach przewidzianych w umowie.
Ustawowe terminy wypowiedzenia zależą od częstotliwości płatności czynszu:
- jeśli czynsz jest płatny rzadziej niż raz w miesiącu – wypowiedzenie może nastąpić najpóźniej na 3 miesiące naprzód na koniec kwartału,
- przy płatności miesięcznej – na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego,
- gdy czynsz płacony jest częściej niż raz w miesiącu – z 3-dniowym wyprzedzeniem,
- w przypadku najmu dziennego – z jednodniowym wyprzedzeniem.
Krótkoterminowy najem samochodu polega na udostępnieniu pojazdu przez wynajmującego w zamian za ustaloną opłatę na określony czas. Po zakończeniu umowy samochód jest zwracany wynajmującemu.
Umowa najmu może mieć charakter:
- długoterminowy,
- średnioterminowy,
- krótkoterminowy.
Ten ostatni wariant przeznaczony jest głównie dla przedsiębiorców potrzebujących auta na krótki czas — od jednego dnia do kilku miesięcy. Takie rozwiązanie sprawdza się np. podczas podróży służbowych, awarii firmowego pojazdu, testowania nowego auta czy spotkań z kontrahentami, gdzie wymagany jest samochód wyższej klasy.
Krótkoterminowy najem samochodu a podatek PIT
Koszty związane z krótkoterminowym wynajmem samochodu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu – podobnie jak w przypadku leasingu operacyjnego. Wynajmujący wystawia fakturę, na podstawie której przedsiębiorca ujmuje wydatek w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Przepisy ustawy o PIT nie wprowadzają podziału na najem krótko-, średnio- i długoterminowy w kontekście limitów kosztów. Dlatego limity dotyczą wszystkich rodzajów umów najmu.
Przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów wydatki na czynsz najmu w proporcji do wartości samochodu, z zachowaniem limitu:
- 150 000 zł – dla samochodów spalinowych i hybrydowych,
- 225 000 zł – dla samochodów elektrycznych.
Jeśli wartość pojazdu przekracza powyższe limity, koszt najmu należy rozliczyć proporcjonalnie do limitowanej wartości.
Wydatki eksploatacyjne a ograniczenia kosztowe
Limity kosztowe, o których mowa w ustawie o PIT (art. 23 ust. 1 pkt 46a i 47), obejmują również wydatki eksploatacyjne pojazdów wynajmowanych krótkoterminowo.
Jeśli samochód jest wykorzystywany zarówno w działalności, jak i prywatnie, do kosztów można zaliczyć 75% wydatków eksploatacyjnych:
- dla czynnych podatników VAT – 75% kwoty netto + 50% VAT,
- dla podatników zwolnionych z VAT – 75% kwoty brutto.
Jeśli samochód jest używany wyłącznie w celach firmowych, do kosztów można wliczyć 100% kwoty netto, a VAT odliczyć w pełnej wysokości.
Do kosztów eksploatacyjnych zaliczają się m.in.:
- zakup paliwa i płynów eksploatacyjnych,
- naprawy, przeglądy i części zamienne,
- mycie i czyszczenie pojazdu.
Odliczenie VAT przy krótkoterminowym najmie
Faktura VAT wystawiona przez wynajmującego stanowi podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady, przedsiębiorca może odliczyć 50% VAT od czynszu najmu i kosztów eksploatacyjnych pojazdu osobowego.
Pełne (100%) odliczenie VAT jest możliwe tylko wtedy, gdy:
- samochód jest używany wyłącznie w działalności gospodarczej,
- pojazd został zgłoszony do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
- prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka),
- opracowano regulamin użytkowania pojazdu w firmie.
Spełnienie tych warunków umożliwia przedsiębiorcy nie tylko pełne odliczenie VAT, ale też zaliczenie 100% wydatków netto do kosztów uzyskania przychodów.
Najem krótkoterminowy samochodu od zagranicznego podmiotu
Niektórzy przedsiębiorcy korzystają z ofert firm zagranicznych. W takim przypadku należy ustalić miejsce świadczenia usługi zgodnie z art. 28j ustawy o VAT. Jeżeli samochód zostaje przekazany do dyspozycji najemcy poza terytorium Polski, to właśnie tam znajduje się miejsce świadczenia usługi. W zależności od sytuacji przedsiębiorca może być zobowiązany do rozliczenia importu usług, lub — jeśli nie zachodzi taka konieczność — nie będzie musiał rozliczać VAT w Polsce.
Źródło: www.bizin.pl