Rozliczanie kosztów paliwa samochodu osobowego w działalności gospodarczej zależy przede wszystkim od formy użytkowania pojazdu. Auto może stanowić środek trwały firmy, być wykorzystywane prywatnie do celów firmowych lub użytkowane na podstawie leasingu bądź najmu. Każda z tych opcji wpływa na sposób rozliczenia wydatków na paliwo zarówno w podatku dochodowym, jak i VAT.
Odliczenie VAT od wydatków na samochód osobowy
Przy użytkowaniu samochodu osobowego w firmie kluczowe znaczenie mają przepisy dotyczące odliczenia VAT – zarówno od zakupu pojazdu, jak i kosztów eksploatacyjnych, w tym paliwa.
100% odliczenia VAT – kiedy jest możliwe?
Pełne odliczenie VAT od paliwa i innych wydatków przysługuje przedsiębiorcy, jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. W takim przypadku należy spełnić określone warunki:
- zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
- prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki),
- wdrożenie regulaminu użytkowania samochodu w firmie.
Ewidencja musi zawierać m.in. numer rejestracyjny, dane kierowcy, cel i trasę przejazdu oraz liczbę przejechanych kilometrów.
50% odliczenia VAT – prostsze rozwiązanie
Jeżeli samochód jest używany zarówno służbowo, jak i prywatnie lub przedsiębiorca chce ograniczyć formalności, może zastosować 50% odliczenia VAT. W tym wariancie:
- nie ma obowiązku zgłaszania pojazdu do urzędu,
- nie trzeba prowadzić kilometrówki,
- do kosztów podatkowych trafia 75% wartości wydatku (netto + 50% nieodliczonego VAT).
Koszty paliwa a samochód jako środek trwały
Samochód osobowy może zostać uznany za środek trwały, jeśli:
- stanowi własność lub współwłasność przedsiębiorcy,
- jest kompletny i gotowy do użytku,
- będzie używany dłużej niż rok,
- jego wartość przekracza 10 000 zł,
- jest wykorzystywany w działalności gospodarczej.
W takim przypadku pojazd podlega amortyzacji i zostaje wpisany do ewidencji środków trwałych.
Ile kosztów paliwa można odliczyć?
Jeżeli samochód jest używany zarówno prywatnie, jak i firmowo:
- do kosztów uzyskania przychodu zalicza się 75% wydatków eksploatacyjnych (w tym paliwa),
- wydatki ujmuje się w KPiR (od 2026 roku w kolumnie 15).
Aby rozliczać 100% kosztów, konieczne jest całkowite wykluczenie użytku prywatnego oraz prowadzenie szczegółowej ewidencji dla celów VAT i PIT.
Leasing samochodu a koszty paliwa
W przypadku leasingu samochodu osobowego:
- przy użytkowaniu mieszanym (firmowym i prywatnym) do kosztów zalicza się 75% wydatków na paliwo,
- przy użytkowaniu wyłącznie firmowym możliwe jest rozliczenie 100% kosztów.
W drugim przypadku przedsiębiorca musi dodatkowo:
- prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu,
- zgłosić samochód na formularzu VAT-26 (dla VAT).
Rozliczenie paliwa w prywatnym samochodzie w działalności
Jeśli przedsiębiorca korzysta z prywatnego samochodu osobowego w działalności:
- może zaliczyć do kosztów jedynie 20% wydatków na paliwo,
- nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki dla podatku dochodowego,
- wysokość kosztów nie zależy od liczby przejechanych kilometrów.
Podsumowanie
Sposób rozliczenia kosztów paliwa zależy od formy użytkowania pojazdu:
- 100% kosztów i VAT – tylko przy wyłącznym użytkowaniu firmowym i spełnieniu formalności,
- 75% kosztów – przy użytkowaniu mieszanym (najczęstszy przypadek),
- 20% kosztów – dla prywatnego auta używanego w działalności.
Dobór odpowiedniej metody wpływa nie tylko na wysokość podatku, ale również na zakres obowiązków ewidencyjnych, dlatego warto dopasować ją do realnego sposobu korzystania z pojazdu.
Źródło: www.bizin.pl