INTERPRETACJA PYTAŃ DOTYCZĄCYCH LEGALIZACJI KSEROKOPII, KOPII, DUPLIKATÓW DOKUMENTÓW

Szanowni Państwo,
W związku z pytaniami eksporterów z zakresu legalizacji kserokopii, kopii, duplikatów dokumentów poniżej prezentujemy opinię KIG:
KIG nie potwierdza kserokopii dokumentów.

Definicji oryginalności nie spełniają dokumenty podpisane elektronicznie, w tym opatrzone faksymile, ale również umowy podpisane oryginalnie przez stronę polską, na których widnieją skany/kserokopie podpisów zagranicznej firmy.

Przypominamy, że czynności polegające na potwierdzeniu za zgodność z oryginałem wykonują notariusze.

Kopie świadectw urzędu celno-skarbowego

KIG odmawia również legalizacji kserokopii świadectw pochodzenia urzędów celno-skarbowych potwierdzonych przez ten urząd za zgodność z oryginałem. Wraz z oryginałem możliwa jest legalizacja dodatkowych kopii (nadruk KOPIA) świadectwa pochodzenia po ich oryginalnym podpisaniu i opatrzeniu pieczęcią urzędową.

Kopie świadectw i zaświadczeń sanitarnych i weterynaryjnych

Kopia takiego dokumentu może być zalegalizowana, oczywiście razem z oryginałem, ale na potrzeby jednego zagranicznego klienta. Takie zaświadczenie dotyczy konkretnej wysyłki i określonego zagranicznego odbiorcy. W przypadku, kiedy zaświadczenie jest ogólne np. potwierdzające, że firma jest pod nadzorem urzędu w zakresie produkcji, czy innej działalności, a eksporter chce przesyłać kserokopie takiego dokumentu do wielu kontrahentów, to jego legalizacja jest możliwa jedynie notarialnie.

Duplikaty dokumentów

Duplikaty takich dokumentów mogą być legalizowane w określonych sytuacjach. Należy pamiętać, że duplikat jest wysyłany tylko w przypadku utraty/zaginięcia dokumentu, nie można takiego dokumentu wykorzystywać dla różnych klientów i/lub na potrzeby wielu rynków. Duplikat musi być dostarczony do klienta, do którego przygotowany był oryginał. KIG nie spotkał się z wnioskiem o legalizację duplikatu świadectwa inspekcji sanitarnej czy weterynaryjnej. Natomiast trafiają się wnioski o legalizację duplikatów świadectw pochodzenia.

Aby potwierdzić możliwość legalizacji przez Izbę należy uzyskać od eksportera wyjaśnienia i skan takiego dokumentu.

Jeżeli sprawa nadal będzie budziła wątpliwości to zalecamy konsultację z przedstawicielem KIG BLCA.