Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy korzystanie z arkusza kalkulacyjnego do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest zgodne z prawem. Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba przyjrzeć się wymaganiom, jakie stawia ustawa o rachunkowości.
Księgi rachunkowe a arkusz kalkulacyjny
Zgodnie z art. 13 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe to zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które obejmują m.in. dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz inwentarz aktywów i pasywów. Jeśli księgi prowadzone są komputerowo, dopuszczalne jest, aby przyjęły formę elektronicznych zbiorów danych lub baz danych – niezależnie od miejsca ich tworzenia i przechowywania. Warunkiem jest jednak posiadanie przez jednostkę odpowiedniego oprogramowania, które umożliwia uzyskanie czytelnych informacji z zapisów księgowych – poprzez ich wydruk lub zapis na trwałym nośniku danych. Księgi rachunkowe, niezależnie od formy, muszą być trwale oznaczone nazwą jednostki, rodzajem księgi, nazwą programu, a także zawierać oznaczenie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i datę sporządzenia. Powinny być też przechowywane w określonej kolejności. Przy prowadzeniu ksiąg komputerowo konieczne jest zapewnienie ciągłości zapisów i możliwości automatycznej kontroli obrotów i sald. Wydruki powinny być numerowane, sumowane w sposób ciągły, a księgi należy wydrukować lub zapisać na trwałym nośniku najpóźniej na koniec roku obrotowego.
Wymogi formalne
Z formalnego punktu widzenia ustawa dopuszcza prowadzenie ksiąg przy użyciu komputera, o ile istnieje możliwość ich wydrukowania lub zapisania na nośniku danych. Excel technicznie daje taką możliwość – można w nim tworzyć zapisy, drukować dane i zachować ciągłość wpisów. Jednak zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości, do ksiąg należy wprowadzać wszystkie zdarzenia gospodarcze danego okresu sprawozdawczego. Dodatkowo zapisy te muszą być czytelne, identyfikowalne, zabezpieczone przed zmianami i umożliwiać ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Program powinien też gwarantować kontrolę poprawności danych oraz ochronę przed modyfikacjami. Excel nie zapewnia pełnej automatycznej kontroli i zabezpieczeń wymaganych przez ustawę, dlatego jego użycie jako głównego narzędzia do prowadzenia ksiąg jest ryzykowne.
Wymóg trwałości i bezpieczeństwa zapisów
Zgodnie z art. 23 ustawy, zapisy w księgach muszą być trwałe i chronione przed modyfikacjami lub zniszczeniem. W przypadku systemów komputerowych wymaga się zastosowania odpowiednich procedur i zabezpieczeń. Excel, jako program biurowy, nie daje gwarancji spełnienia tych wymagań, szczególnie w zakresie trwałości i niezmienności danych.
Sprawdzalność ksiąg rachunkowych
Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy, księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Oznacza to, że zapisy muszą odzwierciedlać rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, być kompletne i poprawne, a system powinien umożliwiać weryfikację poprawności danych, sald i zastosowanych procedur obliczeniowych. System księgowy powinien także pozwalać na identyfikację dowodów księgowych, zapewniać porządek chronologiczny i systematyczny oraz dawać dostęp do danych w dowolnym czasie. Excel nie spełnia wszystkich tych wymogów w sposób zapewniający pełną zgodność z ustawą.
Odpowiedzialność kierownika jednostki
Za prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych odpowiada kierownik jednostki. Zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości, nieprowadzenie ksiąg lub prowadzenie ich niezgodnie z przepisami może skutkować grzywną, karą pozbawienia wolności do 2 lat albo obiema karami łącznie.
Źródło: www.bizin.pl