Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) powoduje, że wielu przedsiębiorców zastanawia się nad konsekwencjami ewentualnych błędów w dokumentacji. Pojawia się pytanie, jakie kary za niewypełnienie obowiązków w KSeF mogą zostać nałożone oraz czy przedsiębiorcy mają czas na dostosowanie swoich procedur do nowych wymogów.
Kwestia sankcji jest szczególnie istotna, ponieważ korzystanie z KSeF stanowi nowy obowiązek dla podatników, a ewentualne naruszenia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jego zadaniem jest obsługa faktur ustrukturyzowanych oraz kontrola poprawności danych zawartych w dokumentach sprzedaży.
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT system KSeF umożliwia m.in.:
- nadawanie oraz zmianę uprawnień do korzystania z systemu,
- weryfikację uprawnień użytkowników,
- wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych,
- archiwizowanie dokumentów sprzedaży,
- podgląd faktur wystawionych w systemie,
- nadawanie numerów identyfikacyjnych fakturom,
- analizę poprawności danych z faktur,
- informowanie o wystawieniu lub odrzuceniu faktury,
- powiadamianie o braku możliwości wystawienia faktury w przypadku niedostępności systemu.
Kto może korzystać z systemu KSeF?
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać wyłącznie podmioty posiadające odpowiednie uprawnienia. Do tej grupy należą przede wszystkim:
- podatnicy,
- podmioty wskazane przez podatnika,
- organy egzekucyjne,
- komornicy sądowi prowadzący czynności egzekucyjne,
- osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne lub komorników,
- osoby posiadające uprawnienia nadane przez podatnika,
- inne podmioty wskazane przez osoby uprawnione do korzystania z KSeF.
Jakie obowiązki wprowadza KSeF?
Jednym z najważniejszych obowiązków wynikających z funkcjonowania systemu jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.
Dotyczy to przede wszystkim transakcji takich jak:
- sprzedaż krajowa pomiędzy firmami,
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
- eksport towarów na rzecz przedsiębiorców,
- świadczenie usług dla innych firm.
Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie transakcje podlegają temu obowiązkowi. Przykładowo sprzedaż na rzecz konsumentów nie wymaga wystawiania faktury w systemie KSeF. Podobnie jest w przypadku rozliczeń w szczególnych procedurach VAT, takich jak VAT OSS czy VAT IOSS.
Przygotowanie firmy do korzystania z KSeF
Wdrożenie systemu KSeF wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania. W praktyce oznacza to m.in.:
- integrację systemów księgowych z KSeF,
- nadanie uprawnień do korzystania z systemu,
- przetestowanie sposobów uwierzytelniania użytkowników,
- wdrożenie procedur związanych z wystawianiem faktur.
Należy również pamiętać, że nie wszystkie dokumenty mogą być wystawiane w postaci faktur ustrukturyzowanych. W systemie KSeF nie wystawia się m.in.:
- faktur pro forma,
- not korygujących,
- duplikatów faktur.
W przypadku transakcji z kontrahentami zagranicznymi przedsiębiorcy muszą dodatkowo ustalić sposób przekazania faktury wystawionej w KSeF odbiorcy.
Jakie naruszenia mogą skutkować karą w KSeF?
Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF może skutkować nałożeniem kar finansowych. Sankcje mogą dotyczyć między innymi sytuacji takich jak:
- nieprawidłowe nadanie uprawnień do korzystania z systemu,
- wystawienie faktury poza KSeF pomimo obowiązku korzystania z systemu,
- wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem udostępnionym w KSeF,
- brak wymaganych kodów QR na fakturze,
- brak przesłania faktury do systemu po usunięciu awarii lub niedostępności KSeF.
Odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego
W niektórych przypadkach naruszenia związane z dokumentacją fakturową mogą skutkować odpowiedzialnością na podstawie przepisów Kodeksu karnego skarbowego. Zgodnie z jego regulacjami odpowiedzialności podlega osoba, która dopuszcza się czynu zabronionego pod groźbą kary w czasie obowiązywania danej ustawy.
W sytuacjach nieuregulowanych wprost stosuje się także przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ordynacji podatkowej.
Kary za naruszenia KSeF od 2027 roku
Zgodnie z ustawą o VAT organy podatkowe będą mogły nakładać kary pieniężne za naruszenia obowiązków związanych z KSeF od 1 stycznia 2027 roku.
Kara może zostać nałożona m.in. wtedy, gdy podatnik:
- nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
- wystawi fakturę niezgodną z obowiązującym wzorem,
- nie prześle w wymaganym terminie faktury wystawionej poza systemem w czasie awarii lub niedostępności KSeF.
W takiej sytuacji naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną w wysokości:
- do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem, lub do 18,7% wartości należności ogółem, jeśli faktura nie zawiera podatku VAT.
Od czego zależy wysokość kary?
Przy ustalaniu wysokości kary organy podatkowe biorą pod uwagę kilka czynników, takich jak:
- waga naruszenia oraz jego okoliczności,
- czas trwania nieprawidłowości,
- częstotliwość wcześniejszych naruszeń,
- stopień winy podatnika,
- działania podjęte w celu ograniczenia skutków naruszenia,
- wysokość osiągniętej korzyści lub unikniętej straty.
W przypadku osób fizycznych uwzględniane są także ich warunki osobiste.
Czy faktura poza KSeF jest ważna?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF oznacza, że za prawnie skuteczną uznaje się:
- fakturę wystawioną bezpośrednio w KSeF, lub fakturę wystawioną poza systemem, ale przesłaną do KSeF w wymaganym terminie i oznaczoną numerem identyfikacyjnym systemu.
Natomiast faktura wystawiona poza KSeF i nieprzekazana do systemu nie wywołuje skutków prawnych.
W praktyce może to oznaczać poważne konsekwencje dla przedsiębiorcy. Kontrahenci mogą odmówić przyjęcia takiej faktury lub dokonania zapłaty, a dokument nie będzie uznawany przez instytucje finansowe czy organy kontrolne.
Brak zgodności z KSeF a płynność finansowa firmy
Nieprzestrzeganie zasad korzystania z KSeF może prowadzić nie tylko do kar finansowych, ale także do problemów z rozliczeniami z kontrahentami. W niektórych przypadkach brak prawidłowej faktury w systemie może utrudnić uzyskanie płatności lub spowodować problemy z płynnością finansową przedsiębiorstwa. Dodatkowo posługiwanie się fakturą, która nie została wystawiona w formie ustrukturyzowanej mimo obowiązku, może skutkować nałożeniem dodatkowej kary pieniężnej przez organ podatkowy.
Źródło: www.bizin.pl