Obowiązujące przepisy ustawy o VAT pozwalają na korzystanie z kas fiskalnych w formie oprogramowania, czyli tzw. kas wirtualnych. Pojawia się więc pytanie – czy można mieć kasę fiskalną w telefonie?
Kiedy potrzebna jest kasa fiskalna?
Każdy przedsiębiorca sprzedający towary lub usługi osobom prywatnym albo rolnikom ryczałtowym musi ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej. Jest to ogólny obowiązek wynikający z ustawy o VAT.
Kasy wirtualne – kto może z nich korzystać?
Przepisy dopuszczają używanie kas fiskalnych w formie aplikacji, ale tylko w określonych branżach. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, wirtualne kasy są dostępne m.in. dla:
- przewoźników osób (np. taksówkarzy),
- firm wynajmujących auta z kierowcą,
- firm przeprowadzkowych,
- hoteli, pensjonatów i pól kempingowych,
- restauracji, barów i firm cateringowych,
- myjni samochodowych,
- sprzedawców węgla i paliw stałych.
Łącznie wskazano 29 rodzajów działalności, które mogą stosować kasy wirtualne.
Wymogi techniczne
Kasa wirtualna musi działać tak samo jak tradycyjna. Powinna:
- prawidłowo zapisywać i przechowywać dane,
- umożliwiać ich bezpieczne przesyłanie do Centralnego Repozytorium Kas,
- mieć unikalny numer pamięci fiskalnej nadany przez Ministerstwo Finansów.
Każdy typ kasy – także wirtualnej – musi uzyskać potwierdzenie Głównego Urzędu Miar, że spełnia wymagania techniczne.
Kasa fiskalna jako aplikacja w telefonie.
W 2023 roku Główny Urząd Miar wyraził zgodę na pierwsze kasy w formie aplikacji na smartfona. Oprogramowanie opracowała firma Wirtualne Kasy Fiskalne sp. z o.o. i można je pobrać w sklepie Google Play. Dzięki temu możliwe jest ewidencjonowanie sprzedaży bez potrzeby posiadania tradycyjnej kasy.
Obowiązki przy korzystaniu z kasy wirtualnej
Używanie kasy wirtualnej wiąże się z podobnymi zasadami jak przy kasach tradycyjnych. Przedsiębiorca musi:
- rejestrować każdą sprzedaż (także zwolnioną z VAT),
- zapewnić prawidłową konfigurację urządzenia i drukarki,
- wydawać klientom paragony – papierowe lub, za zgodą klienta, w formie elektronicznej,
- w razie anulowania transakcji wystawić paragon anulowany w wersji elektronicznej.
Podsumowanie
Kasa fiskalna w telefonie to już realna możliwość, ale tylko dla wybranych branż i pod warunkiem spełnienia określonych wymagań technicznych. Wirtualna kasa nie zwalnia jednak z podstawowych obowiązków – przedsiębiorca wciąż musi wystawiać paragony i prowadzić ewidencję sprzedaży zgodnie z przepisami.
Źródło: www.bizin.pl