Podatnicy prowadzący księgi rachunkowe mają obowiązek właściwego grupowania i rozliczania kosztów według ich rodzaju. Wymaga to prowadzenia odpowiednich ewidencji, które są kluczowe do prawidłowego ustalenia wyniku finansowego.
Koszty w rozumieniu ustawy o rachunkowości
Ustawa o rachunkowości definiuje koszty jako prawdopodobne zmniejszenie korzyści ekonomicznych w danym okresie sprawozdawczym, które można wiarygodnie zmierzyć. Mogą one wynikać z obniżenia wartości aktywów lub zwiększenia zobowiązań lub rezerw. Takie zmiany prowadzą do obniżenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru, przy czym nie wynikają one z wypłat dokonanych przez właścicieli. W toku działalności jednostka ponosi koszty związane z trzema obszarami:
- działalnością operacyjną (podstawową),
- pozostałą działalnością operacyjną,
- działalnością finansową.
Ujęcie kosztów w rachunku zysków i strat
Koszty te są prezentowane w rachunku zysków i strat, gdzie wykazuje się je oddzielnie za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Ustawa określa różne wzory tego sprawozdania — m.in. dla jednostek innych niż banki i zakłady ubezpieczeń, jednostek mikro oraz jednostek małych. Rachunek zysków i strat można sporządzić w dwóch wariantach:
- porównawczym,
- kalkulacyjnym.
W obu wersjach w ten sam sposób ujmuje się koszty pozostałej działalności operacyjnej oraz działalności finansowej. Różnica pojawia się przy kosztach działalności podstawowej — w wariancie porównawczym wykazuje się je według rodzaju, a w kalkulacyjnym według funkcji.
Wybór sposobu prowadzenia ewidencji kosztów
Kierownik jednostki decyduje, w jaki sposób prowadzić ewidencję kosztów i jak ustalać wynik finansowy. Przy wyborze bierze pod uwagę specyfikę działalności, organizację wewnętrzną oraz inne czynniki wpływające na funkcjonowanie firmy. Dobrze dobrana metoda ewidencji jest istotna zarówno dla samej jednostki, jak i podmiotów oceniających jej sytuację finansową, np. banków czy inwestorów. Możliwe są dwa rozwiązania:
- pełna ewidencja kosztów,
- uproszczona ewidencja kosztów.
Pełna ewidencja jest bardziej szczegółowa i pracochłonna, ale daje dokładniejszy obraz kosztów. Uproszczona jest łatwiejsza w prowadzeniu, jednak w niektórych firmach może nie pokazywać w pełni kosztów związanych z wytworzeniem produktów lub usług. Ustawa dopuszcza również stosowanie pewnych uproszczeń w zależności od charakteru działalności.
Pełna ewidencja kosztów
Koszty rodzajowe ujmuje się na podstawie dokumentów:
- wewnętrznych (np. listy płac, rozliczenia delegacji),
- zewnętrznych (np. faktur, rachunków).
Do kosztów tego typu zalicza się m.in.:
- amortyzację,
- zużycie materiałów i energii,
- usługi obce,
- wynagrodzenia,
- podatki i opłaty,
- ubezpieczenia i świadczenia,
- pozostałe koszty.
Następnie koszty te rozlicza się na konta funkcji oraz konta kosztów działalności. Taki układ nazywany jest układem funkcjonalnym — uwzględnia on miejsce powstawania kosztów, czyli np. stanowiska pracy, działy lub inne jednostki organizacyjne. Wymaga to również wewnętrznej analizy kosztów i określenia osób odpowiedzialnych za ich powstawanie. Do głównych grup kosztów funkcjonalnych należą:
- koszty wytworzenia sprzedanych produktów (koszty działalności podstawowej),
- koszty sprzedaży,
- koszty ogólnego zarządu,
- koszty zakupu,
- rozliczenia międzyokresowe kosztów.
Podział kosztów na bezpośrednie i pośrednie
Koszty bezpośrednie to takie, które można jednoznacznie przypisać do konkretnego produktu lub usługi. Zaliczamy do nich m.in.:
- materiały i surowce potrzebne do wytworzenia wyrobu lub usługi,
- energię i paliwo,
- wynagrodzenia pracowników bezpośrednio zaangażowanych w produkcję,
- inne koszty bezpośrednie.
Koszty pośrednie dotyczą działalności całego zakładu lub jego wydziałów i nie można ich przypisać do konkretnego produktu. Mogą to być np.:
- koszty zarządu,
- koszty sprzątania,
- czynsz,
- energia zużywana przez cały zakład.
Źródło: www.bizin.pl