Najpopularniejszą formą prowadzenia ewidencji księgowej wśród małych firm jest Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). To właśnie w niej ujmuje się wszystkie osiągnięte przychody oraz poniesione koszty działalności. KPiR ma charakter wyłącznie podatkowy – służy do ustalania podstawy opodatkowania.
Kto musi prowadzić KPiR?
Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółek cywilnych, jawnych i partnerskich osób fizycznych. Warunkiem jest to, aby ich przychody ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro, przeliczonej na złote według średniego kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku. W 2025 roku limit wynosi 10 711 500 zł, a w 2026 roku – 10 646 500 zł.
KPiR muszą prowadzić również:
- armatorzy w rozumieniu ustawy o podatku tonażowym,
- osoby wykonujące działalność gospodarczą na podstawie umów agencyjnych i umów zlecenia,
- duchowni, którzy zrezygnowali ze zryczałtowanego podatku,
- osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeśli zgłoszą zamiar prowadzenia księgi.
Przekroczenie limitu przychodów – nawet jednorazowe – wymusza przejście na pełne księgi. Powrót do KPiR jest możliwy dopiero od kolejnego roku podatkowego, o ile przychody za miniony rok spadną poniżej obowiązującej granicy.
W jakiej formie można prowadzić KPiR?
Zasady prowadzenia księgi reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. Od 2026 roku zostanie ono zastąpione nowym rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r.
Do końca 2025 roku KPiR można prowadzić:
- w wersji papierowej,
- w wersji elektronicznej.
Od 2026 roku księgę będzie można prowadzić wyłącznie elektronicznie.
Aby prowadzenie KPiR na komputerze było prawidłowe (do końca 2025 roku), podatnik musi m.in.:
- posiadać pisemną instrukcję obsługi programu księgowego,
- korzystać z oprogramowania umożliwiającego szybki wgląd w zapisy i wydruk księgi zgodnie ze wzorem,
- bezpiecznie przechowywać dane na nośnikach elektronicznych.
W przypadku wersji elektronicznej nie ma obowiązku drukowania księgi.
Po co prowadzi się KPiR?
KPiR pozwala ewidencjonować przychody i koszty działalności, a na jej podstawie wylicza się podatek dochodowy. Jest więc niezbędnym narzędziem do prawidłowych rozliczeń z urzędem skarbowym – zarówno miesięcznych, jak i rocznych. Księga przydaje się także samemu przedsiębiorcy, ponieważ umożliwia ocenę wyników firmy. Dzięki niej łatwiej przeanalizować, czy działalność przynosi oczekiwany dochód, jak kształtują się koszty czy jak wygląda sprzedaż w różnych okresach.
Jak zbudowana jest KPiR?
Układ księgi wynika ze wzoru zawartego w rozporządzeniu. Do końca 2025 roku KPiR składa się z 17 kolumn, natomiast od 2026 roku będzie ich 19. Każda kolumna ma określoną funkcję i ułożona jest w ściśle określonej kolejności.
KPiR jako źródło informacji dla firmy
Na podstawie zapisów w KPiR można nie tylko ustalić podatek, ale też wyciągać wnioski dotyczące bieżącej kondycji firmy. Z comiesięcznych podsumowań przedsiębiorca może np. analizować zmiany kosztów i przychodów w czasie, tworzyć wykresy czy obliczać miesięczny dochód. Księga daje też ogólny obraz relacji między zakupami a sprzedażą. Pozwala zauważyć np. zbyt duże zapasy towarów czy niezadowalającą marżę. Choć informacje w KPiR są dość ogólne, mogą stanowić pierwszy sygnał, że warto przyjrzeć się sytuacji bardziej szczegółowo i podjąć działania usprawniające prowadzenie działalności.
Źródło: www.bizin.pl