Wraz z wejściem w życie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy muszą wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem tego systemu. W praktyce pojawiają się jednak sytuacje, w których podatnik otrzymuje fakturę wystawioną poza KSeF. Rodzi to pytanie, czy taki dokument nadal daje prawo do odliczenia podatku VAT.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna zarządzana przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, która służy do wystawiania, odbierania, przechowywania oraz weryfikacji faktur ustrukturyzowanych. System umożliwia również nadawanie i odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF, identyfikację użytkowników oraz kontrolę poprawności danych zawartych w dokumentach.
Z KSeF mogą korzystać m.in.:
- podatnicy VAT oraz wskazane przez nich podmioty,
- osoby upoważnione do obsługi systemu,
- organy egzekucyjne i komornicy wykonujący czynności egzekucyjne,
- inne podmioty, którym przyznano odpowiednie uprawnienia.
Warunkiem korzystania z systemu jest prawidłowe uwierzytelnienie użytkownika.
Kiedy przysługuje prawo do odliczenia VAT?
Zgodnie z ustawą o VAT podatnik może odliczyć podatek naliczony wyłącznie w zakresie, w jakim zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Jeżeli nabycie służy zarówno działalności opodatkowanej, jak i zwolnionej z VAT, odliczenie przysługuje jedynie w odpowiedniej części.
Prawo do odliczenia podatku VAT powstaje co do zasady nie wcześniej niż w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy dotyczący danej transakcji.
W przypadku krajowych zakupów podatnik może skorzystać z odliczenia nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę. Przy imporcie towarów konieczne jest posiadanie dokumentu celnego, natomiast przy transakcjach rozliczanych na zasadzie odwrotnego obciążenia lub przy imporcie usług prawo do odliczenia może powstać nawet przed otrzymaniem faktury, jeśli powstał już obowiązek podatkowy.
Czy można odliczyć VAT z faktury wystawionej poza KSeF?
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF pojawiły się wątpliwości dotyczące możliwości odliczenia VAT z faktur wystawionych poza systemem. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy sprzedawca miał obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną, lecz tego nie zrobił.
Od 1 kwietnia 2026 roku większość podatników VAT została objęta obowiązkiem korzystania z KSeF. Nie oznacza to jednak całkowitego wyeliminowania faktur papierowych i tradycyjnych faktur elektronicznych. Do końca 2026 roku część przedsiębiorców może nadal dokumentować sprzedaż poza systemem, jeśli spełnia warunki przewidziane w przepisach.
Ponadto ustawodawca przewidział szereg wyjątków od obowiązku korzystania z KSeF. Dotyczą one m.in. sprzedaży na rzecz konsumentów, transakcji rozliczanych w procedurach VAT OSS i VAT IOSS czy sprzedaży realizowanej przez podmioty niemające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Faktury poza KSeF mogą pojawić się również w przypadku:
- awarii systemu KSeF,
- czasowej niedostępności systemu,
- korzystania z ustawowego zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
- innych szczególnych okoliczności przewidzianych przepisami.
W rezultacie w obrocie gospodarczym nadal funkcjonują i będą funkcjonować faktury papierowe oraz elektroniczne wystawiane poza KSeF.
Odliczenie VAT z faktury wystawionej poza KSeF – stanowisko fiskusa
Aktualna praktyka organów podatkowych wskazuje jednoznacznie, że samo wystawienie faktury poza KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia podatku VAT. Kluczowe znaczenie ma bowiem rzeczywisty przebieg transakcji oraz prawidłowe udokumentowanie zakupu.
Nabywca nie jest zobowiązany do kontrolowania, czy sprzedawca prawidłowo wywiązał się z obowiązku wystawienia faktury w KSeF. Jeżeli faktura dokumentuje faktycznie wykonaną dostawę towarów lub świadczenie usług, a jednocześnie nie występują przesłanki wyłączające odliczenie określone w art. 88 ustawy o VAT, podatnik zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Organy podatkowe podkreślają, że ewentualne sankcje za niewystawienie faktury w KSeF mogą dotyczyć wyłącznie sprzedawcy i nie wpływają na uprawnienia nabywcy do odliczenia VAT.
Podsumowanie
Otrzymanie faktury wystawionej poza KSeF nie powoduje automatycznej utraty prawa do odliczenia podatku VAT. Decydujące znaczenie ma faktyczne wykonanie transakcji, prawidłowe udokumentowanie zakupu oraz spełnienie podstawowych warunków odliczenia wynikających z ustawy o VAT.
W praktyce oznacza to, że podatnik może odliczyć VAT z faktury wystawionej poza KSeF zarówno w całości, jak i częściowo – w zależności od sposobu wykorzystania nabytych towarów lub usług. Sam fakt naruszenia przez sprzedawcę obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie stanowi przesłanki pozbawiającej nabywcę prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Źródło: www.bizin.pl