Rok 2026 przyniósł istotne modyfikacje w zakresie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy muszą stosować nowy wzór księgi oraz zaktualizowane zasady jej prowadzenia. Zmiany wynikają przede wszystkim z postępującej cyfryzacji rozliczeń podatkowych oraz wdrażania systemów elektronicznych.
Nowe rozporządzenie w sprawie PKPiR od 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 roku obowiązuje nowe rozporządzenie regulujące prowadzenie PKPiR, które zastąpiło dotychczasowe przepisy z 2019 roku. Zmiana jest konsekwencją:
- obowiązku prowadzenia księgi wyłącznie w formie elektronicznej (dla określonych podatników),
- konieczności przesyłania księgi do urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego,
- stopniowego wdrażania Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Zgodnie z przepisami, obowiązek prowadzenia księgi przy użyciu programów komputerowych i jej wysyłki w strukturze JPK obejmie:
- od 1 stycznia 2026 roku – podatników zobowiązanych do składania pliku JPK_V7M,
- od 1 stycznia 2027 roku – pozostałych przedsiębiorców rozliczających się na podstawie PKPiR.
W praktyce oznacza to również obowiązek przesyłania plików JPK_PKPIR oraz JPK_ST.
Nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Od 2026 roku obowiązuje zmieniony układ kolumn PKPiR. Dotychczasowy wzór zawierał 17 kolumn – nowy obejmuje 19 kolumn.
Dodano dwie nowe pozycje:
- kolumna 3 – „Numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu KSeF”,
- kolumna 5 – „Identyfikator podatkowy”.
Co oznaczają nowe kolumny?
W kolumnie 3 wpisuje się numer identyfikujący fakturę nadany w KSeF.
Kolumna 4 służy do wpisywania numeru innego dowodu księgowego.
Kolumny 5–7 obejmują dane kontrahenta (NIP z kodem kraju, nazwa oraz adres).
Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy, nie ma obowiązku uzupełniania kolumn 6 i 7.
Zmiana numeracji kolumn nie wpływa na zakres ujmowanych danych, jednak przedsiębiorcy muszą dostosować swoje systemy księgowe do nowego układu.
Obowiązek prowadzenia PKPiR w formie elektronicznej
Od 2026 roku część podatników musi prowadzić:
- PKPiR,
- ewidencję środków trwałych,
- ewidencję wartości niematerialnych i prawnych,
- wyłącznie przy użyciu programów komputerowych.
Podatnicy, którzy jeszcze prowadzą księgę papierowo lub w arkuszu kalkulacyjnym, również muszą stosować nowy wzór od 1 stycznia 2026 roku – niezależnie od momentu objęcia ich pełnym obowiązkiem cyfryzacji.
Warto rozważyć wcześniejsze przejście na system elektroniczny, aby uniknąć problemów przy wdrażaniu nowych przepisów.
Zasady dokonywania zapisów w PKPiR od 2026 roku
Ujmowanie przychodów
Zapisy dotyczące przychodów ze sprzedaży dokonuje się na podstawie:
- faktur,
- raportów fiskalnych,
- dowodów wewnętrznych,
- zestawień sprzedaży.
Terminy dokonywania zapisów:
- do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu (dla faktur i raportów),
- codziennie po zakończeniu dnia – w przypadku dowodów wewnętrznych.
Ujmowanie kosztów
Wydatki na zakup materiałów i towarów handlowych ujmuje się zgodnie z zasadami potrącalności kosztów określonymi w Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Nowe przepisy likwidują obowiązek natychmiastowego księgowania zakupu po otrzymaniu towaru. Możliwe jest:
- dokonanie zapisu na podstawie opisu (specyfikacji),
- po otrzymaniu faktury – uzupełnienie dokumentacji o jej numer lub identyfikator KSeF,
- rozliczenie ewentualnych różnic w dniu otrzymania faktury.
Brak szczegółowych wymogów technicznych
Nowe rozporządzenie nie określa wymagań technicznych dla programów księgowych, nie wprowadza obowiązku drukowania księgi oraz nie wskazuje miejsca przechowywania księgi i dowodów księgowych.
W przypadku prowadzenia PKPiR bez użycia programów komputerowych podatnik musi:
- zbroszurować księgę,
- kolejno ponumerować jej karty.
Likwidacja uproszczonego wzoru PKPiR dla rolników
Od 1 stycznia 2026 roku znika możliwość stosowania uproszczonej podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez rolników prowadzących działalność gospodarczą.
Dotychczas uproszczony wzór mogli stosować rolnicy:
- prowadzący gospodarstwo bez zatrudniania pracowników,
- osiągający przychody do 10 000 zł rocznie.
Po zmianach wszyscy rolnicy prowadzący działalność gospodarczą będą zobowiązani do prowadzenia PKPiR na zasadach ogólnych, według nowego wzoru.
Źródło: www.bizin.pl