Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na stałe zmienia sposób dokumentowania sprzedaży w Polsce. Przedsiębiorcy muszą dostosować się do nowych zasad, zwłaszcza w zakresie wystawiania korekt. W praktyce wiele wątpliwości budzi awaria systemu KSeF czyli to, jak prawidłowo wystawić korektę w sytuacjach nadzwyczajnych i jakie obowiązki spoczywają na podatniku.
Faktura korygująca w KSeF – podstawowe zasady
Faktura powinna odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego. Jeśli zawiera błędy lub po jej wystawieniu zmienią się warunki transakcji, konieczne jest sporządzenie faktury korygującej. Obowiązek ten wynika z art. 106j ustawy o VAT.
Korektę wystawia się m.in. wtedy, gdy:
- zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota podatku,
- dokonano zwrotu towarów albo opakowań,
- zwrócono całość lub część zapłaty,
- stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce VAT, kwocie podatku lub innych danych na fakturze.
Faktura korygująca powinna zawierać określone elementy, w tym numer i datę wystawienia, dane z faktury pierwotnej, nazwę towaru lub usługi objętej korektą oraz – w przypadku zmian wpływających na rozliczenie podatku – odpowiednie wartości korekty. Celem wystawienia korekty jest doprowadzenie dokumentacji do stanu zgodnego z rzeczywistością i prawidłowe ustalenie wysokości podatku oraz wartości sprzedaży.
Faktura korygująca ustrukturyzowana – kiedy i jak ją wystawić?
Zgodnie z przepisami faktura korygująca do e-faktury powinna zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana za pośrednictwem KSeF albo – w szczególnych przypadkach – w trybie offline24. Korekta uznawana jest za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu, czyli w momencie nadania jej numeru identyfikującego w KSeF.
W trybie offline24 dokument przygotowuje się poza systemem, a następnie – po uzyskaniu możliwości technicznych – przesyła do KSeF w celu nadania numeru identyfikacyjnego. Dopiero wtedy przyjmuje on pełnoprawną formę faktury ustrukturyzowanej.
Awaria KSeF a faktura korygująca – co mówią przepisy?
W przypadku awarii Krajowego Systemu e-Faktur minister finansów publikuje odpowiedni komunikat w Biuletynie Informacji Publicznej. Określa on czas trwania problemów technicznych oraz moment ich zakończenia.
W okresie awarii podatnik może wystawiać faktury – w tym faktury korygujące – w formie elektronicznej zgodnej z obowiązującym wzorem. Dokument należy przekazać nabywcy w uzgodniony sposób, np. mailowo. Po przywróceniu działania systemu przedsiębiorca ma obowiązek przesłać wystawione faktury do KSeF w ciągu 7 dni roboczych, aby otrzymały numer identyfikujący. Za datę wystawienia faktury uznaje się datę wskazaną na dokumencie przez podatnika, natomiast za datę jej otrzymania – moment faktycznego przekazania nabywcy, chyba że numer identyfikujący w KSeF zostanie nadany wcześniej.
Jak wystawić korektę w czasie awarii KSeF
Jeżeli w trakcie awarii systemu spółka musi wystawić fakturę korygującą, powinna sporządzić ją w formie elektronicznej i przekazać odbiorcy w ustalony sposób, np. poprzez e-mail. Datą wystawienia będzie data widniejąca na dokumencie. Po zakończeniu awarii przedsiębiorca ma 7 dni roboczych na przesłanie korekty do KSeF w celu nadania jej numeru identyfikacyjnego. Dopiero wtedy dokument zostaje formalnie zarejestrowany w systemie.
Podsumowanie
Awaria KSeF nie pozbawia podatnika możliwości wystawienia faktury korygującej. Kluczowe jest jednak zachowanie właściwej procedury – przygotowanie korekty w formie elektronicznej, przekazanie jej kontrahentowi oraz późniejsze przesłanie do systemu po usunięciu problemów technicznych. Dzięki temu przedsiębiorca zachowuje ciągłość rozliczeń i zgodność z przepisami ustawy o VAT.
Źródło: www.bizin.pl