NA CZYM POLEGA REFAKTUROWANIE?

Przedsiębiorca podczas wykonywania usług czasem ponosi dodatkowe koszty, które chciałby przenieść na swojego kontrahenta. Do wykazania takiej operacji wystawiana jest tzw. refaktura. Czym jest refaktura oraz jak ją wystawić? 

Czym jest refaktura

Przepisy podatkowe nie regulują pojęcia refaktury, jednak w celu wyjaśnienia mechanizmu działania usług refakturowanych organy podatkowe przytaczają art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli podatnik dokona nabycia usługi we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej to uznaje się, że do rozliczenia tej usługi jest zobowiązana osoba ostatecznie z niej korzystająca, czyli wspomniana osoba trzecia. W takiej sytuacji podatnik nabywający usługę odsprzedaje ją osobie ostatecznie z niej korzystającej. Przepis ten jest źródłem praw i obowiązków podatników w odniesieniu do świadczeń określanych mianem „odsprzedaży” lub „refakturowania” usług. Można zatem stwierdzić, że refaktura jest to dokument wystawiony przez nabywcę usługi w celu jej odsprzedaży na rzecz ostatecznego odbiorcy danej usługi.

Jakie elementy powinna zawierać refaktura

Refaktura nie musi być odzwierciedleniem faktury pierwotnej ale powinna zawierać wszystkie dane, które wymagane są na zwykłej fakturze VAT zgodnie z art. 106e ustawy o VAT. Do danych tych zalicza się m.in.

• datę wystawienia
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy
• NIP nabywcy i sprzedawcy
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
• nazwę (rodzaj) towaru lub usług
• wartość sprzedaży netto, VAT i brutto.

Z opisu zawartego na refakturze musi jasno wynikać, co jest przedmiotem sprzedaży, aby możliwe było przypisanie do niej odpowiedniej stawki VAT.

Dlatego też podatnik, wystawiając refakturę, dla większej dokładności może poprzedzić nazwę refakturowanej usługi adnotacją „refaktura” lub „refaktura usługi [nazwa danej usługi]”.

Możliwość doliczenia prowizji

Istotą refaktury jest to, że powinna być ona wystawiona w wartości nienaruszonej, czyli w takiej wartości oraz formie, w jakiej podmiot odsprzedający ją zakupił. Oznacza to, że usługa refakturowana nie powinna być powiększona o dodatkową marżę, prowizję czy inne koszty, ani w żaden sposób ulepszana. Naliczanie marży lub prowizji do odsprzedawanej usługi powoduje, że taką sprzedaż należy rozumieć jako odrębną sprzedaż.

Refaktura a VAT 

Co do zasady za moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach refakturowanych przyjmuje się ogólną zasadę powstania obowiązku podatkowego właściwą dla danej usługi zgodnie z art. 19a ustawy o VAT. Należy przez to rozumieć, że powstanie obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT jest zależne od charakteru i przedmiotu usługi, kiedy miała miejsce oraz czy została ona wcześniej opłacona. W związku z tym nie da się jednoznacznie stwierdzić, jaką datę należy przyjąć za dzień powstania obowiązku podatkowego w VAT przy refakturowaniu usług, ponieważ jest to kwestia indywidualna, uzależniona od powyższych czynników.

Dodatkową problematyką pojawiającą się na gruncie podatku VAT jest to, jaką stawkę powinien podać podatnik na wystawianej refakturze. Jak zostało już wcześniej wspomniane, refaktura powinna zostać wystawiona w wartości nienaruszonej, a co za tym idzie, podatnik przy jej wystawianiu powinien zastosować taką samą stawkę VAT, jak na fakturze pierwotnej.

Refaktura a podatek dochodowy

Moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach refakturowanych nie został określony również w przepisach na gruncie podatku dochodowego. W związku z tym, tak jak w przypadku podatku VAT za moment powstania obowiązku podatkowego przy refakturze należy przyjąć ogólną zasadę powstania obowiązku podatkowego na gruncie podatku dochodowego. W przypadku PIT moment ten jest tożsamy z datą uzyskania przychodu, czyli zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, jest to dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

• wystawienia faktury albo
• uregulowania należności (jeżeli wystąpiło jako pierwsze).

Źródło: www.bizin.pl